Consejos de teletrabajo para empresas y trabajadores


POR: PORTAFOLIO

MARZO 25 DE 2020 - 04:56 P.M.


El teletrabajo o home office es una realidad en algunos países. Con la propagación del Coronavirus muchas empresas se han visto obligadas a implementar esta medida para ser responsables con la sociedad y evitar el contagio entre sus propios colaboradores.


Este escenario social supone nuevos retos tanto para las empresas como para los empleados que aún no han experimentado el trabajo a distancia. Por este motivo, CompuTrabajo da algunos consejos para realizar de forma óptima el home office. SITUACIÓN ACTUAL DEL TELETRABAJO EN LATINOAMÉRICA Un reciente informe sobre esta cuestión señala que este fenómeno va en aumento debido a los nuevos patrones productivos, la introducción de nuevas tecnologías y la globalización. América Latina presenta un escenario favorable, aunque en distintos niveles, para su implementación. En Chile y México entre el 2 y el 4% de los trabajadores lo realizan por lo menos una vez a la semana, y estudios oficiales han demostrado que aquellos colaboradores beneficiados con la iniciativa mejoran su productividad y estado de ánimo al tener la opción de trabajar en casa. Para el caso de Colombia, según Encuesta realizada por el Centro Nacional de Consultoría, contratada por el Ministerio TIC en el 2018, existen 122 mil teletrabajadores en el país, la mayoría de ellos ubicados en Bogotá con 63.995, Medellín con 29.751, Cali con 13.379, Bucaramanga con 4.827 y Barranquilla con 4.827. RECOMENDACIONES PARA LAS EMPRESAS Aunque la situación excepcional haga que sea necesario tomar estas medidas sin tener mucho tiempo para la transición, es necesario realizar de forma coherente y con organización todo lo necesario para poder implementarlo con éxito, sin causar desconcierto a colaboradores y líderes de equipo. 1. Decidir qué herramientas se van a usar para mantener el contacto y la comunicación. Es necesario que la empresa decida de forma unánime qué herramientas y plataformas serán las preferentes para mantener el contacto. Aunque la mayoría de las personas que trabajan en una empresa ya utilizan el correo electrónico y otras plataformas de comunicación instantánea como Slack o Skype, pueden implementarse nuevas herramientas para mantener las reuniones o la toma de decisiones. Para que esto sea posible y esté perfectamente implementado, el departamento de Sistemas deberá preparar los equipos para que todo funcione como un reloj. Es importante minimizar la cantidad de estas herramientas, establece las líneas oficiales y evitar el resto de las distracciones para poder concentrarse. 2. Establecer roles para liderar los equipos en remoto. Cambiar la forma de trabajo puede provocar cambios, es necesario que los líderes y managers de los equipos cuenten con las consignas necesarias para transmitirlo a su equipo y seguir trabajando por objetivos. Es aconsejable contar con un grupo de expertos que hayan trabajado de forma remota con anterioridad. Estas personas pueden responder las dudas que surjan. Las reuniones a distancia deberán ser documentadas, con un envío de convocatoria a todos los involucrados. Aunque cuando se trabaja de forma presencial hay reuniones que no tienen una convocatoria previa, en los casos de home office es mejor ir documentando todo lo que se hace para intentar mantenerse al día. Para las empresas que ya tengan una política de documentación será más fácil implementar el home office. En aquellas que no la tienen aún, es el momento de construirla. 3. Coordine llamadas periódicas de enfoque. Asegúrese de mantener una comunicación continua con su equipo de trabajo. Promueva la realización de listas de tareas que les permitan mantenerse organizados y realicen llamadas diarias o cada dos días para evaluar el avance de temas prioritarios y definir alternativas de solución conjunta cuando se requiera. Esto permitirá que la sinergia grupal se mantenga y fortalezca mientras trabaja desde casa. 4. Documento de buenas prácticas. Para que todos los colaboradores sepan qué y cómo deben hacerlo es necesario que la empresa, con ayuda del departamento de Recursos Humanos, elabore un documento de buenas prácticas para acudir a él y crear óptimas formas de trabajo. El documento debe estar en línea para que pueda ser consultado por todos. Habilitar un canal para preguntas y si son muy frecuentes añadir la respuesta al documento. Es de vital importancia que los colaboradores sepan gestionar este cambio y evitar que la transición les suponga altos niveles de estrés o desconfianza. RECOMENDACIONES PARA EMPLEADOS 1. Establece un horario y una rutina. Puede suceder que las tareas no se terminen o bien que se trabaje mucho más, por eso es útil predeterminar un horario y crear un hábito para ir tomando conciencia de cuándo estamos trabajando y cuándo no. 2. Evita las distracciones. Cierra todas las redes sociales e intenta focalizarte solo en lo que tienes entre manos. Este consejo también es útil cuando se trabaja desde la oficina. 3. Asigna un espacio en casa para trabajar. No es aconsejable trabajar desde la cama o el sofá, es necesario que dispongamos de un espacio dedicado exclusivamente para esta tarea. Si tienes niños, para ellos será más fácil ver cuando estás trabajando y sus peticiones deben reducirse. Un buen espacio laboral debe contar con una mesa y silla confortable, luz natural y espacio para desarrollar las tareas. 4. Autodisciplina y organización en casa. Los jefes no están con nosotros, sino conectados. Por ese motivo, es crucial que uno mismo se marque los plazos y tiempos para terminar con las tareas que se asignen. Si tienes dudas sobre las prioridades siempre puedes contactar con tu superior a través de los canales habilitados. 5. Haz descansos. En casa suele haber menos distracciones que en la oficina, aunque haya niños, ya que no hay compañeros, ni reuniones imprevistas, llamadas constantes, etc. Los colaboradores trabajan más de forma continua y eso no es muy productivo, ya que el descanso favorece la recuperación mental. Cada 25 minutos, haz descansos de 5 minutos y, cada dos horas, pausas largas de 20 minutos. Aproveche para levantarse, tomar agua y caminar. Levantarse ayuda a relajarse y tener la capacidad para volver a la carga. En las compañías donde hay una fuerte cultura de “estar en la oficina”, este cambio supone un desafío y hay que advertir que es una estrategia que va evolucionando y adaptándose para encontrar la solución ideal. Aunque esta estrategia no estaba en la mente de muchas empresas, la situación hace que las compañías deban adaptarse rápidamente a los cambios para proteger a sus colaboradores. Si la medida se implanta de forma correcta los beneficios pueden ser muy altos, incluso para la empresa.


Nota: Tomado de https://www.portafolio.co/tendencias/consejos-de-teletrabajo-para-empresas-y-trabajadores-539388

  • Centro Nacional de Consultoría
  • @CNCSocial
  • +CNCSocial

OFICINAS

BOGOTÁ (SEDE PRINCIPAL) Calle 82 No. 6-51 | PBX: 57 (1) 3394888

Código postal: 110221

MEDELLÍN: 57(4) 2042020

BUCARAMANGA: 57(7) 6457483

CALI: 57(2) 6674226

BARRANQUILLA: 57(5) 3161274 ext. 5000

Centro Nacional de Consultoría S.A. miembro del grupo VÍACIENCIA